Hlavním smyslem procesních systémů je řízení workflow. Workflow je posloupnost pracovních úkonů, abstraktní model skutečné pracovní činnosti. Slouží k řízenému směrování úkolů, informací a dokumentů osobám a oddělením v rámci společnosti.
Formalizace workflow do podoby procesu usnadňuje dělbu práce a umožňuje jednodušší plánování, řízení a kontrolu plnění pracovních úkolů.
Workflow umožňuje
- Definovat příjemce při oběhu dokumentu či formuláře
- Automaticky upozorňovat na přidělený úkol
- Zobrazit aktuální stav zpracování
- Automaticky sledovat termíny, upozorňovat na riziko nedodržení
- V každém okamžiku zjistit aktuální zpracovatele
- Zaznamenat přehlednou historii průběhu procesu
- Dohledat dokumenty a souvztažné záznamy
Procesní engine
Procesní engine je aplikační prostředí, které využívá model procesu, podle kterého řídí tok práce. Spouští procesy, přiděluje úkoly uživatelům, automaticky ovládá stavy a provádí různé další automatizované operace.
Systém může také hlídat termíny a zaznamenávat průběh procesu.
Rule engine
Rule engine umožňuje programovat logiku rozhodování procesního enginu. Díky tomu můžeme část akcí, které by uživatelé museli mechanicky provádět, ponechat na systému. Tím se zjednoduší workflow, usnadní se práce uživatelů a lze takto i zabránit chybám. Je výhodné, jsou-li pravidla podniku uložena ve společném repozitáři, odkud je rule engine čte a kde je možné tato pravidla jednoduše spravovat.
